Lista de Documentos Necessários para o Fechamento do Balanço
- Othon Andrade (Dr. Imposto)
- 10 de dez. de 2024
- 5 min de leitura
Dezembro chegou! É aquele mês em que a gente reflete sobre o ano que passou, promete que vai começar a academia (de novo), e claro, é o momento de dar aquele toque de maestria ao balanço da sua empresa. Afinal, é nele que sua empresa mostra sua "cara financeira" para bancos, fornecedores, investidores e, acima de tudo, para você e seus sócios.
Pense no balanço como o retrato financeiro do seu negócio — e nada melhor do que ter um retrato bem enquadrado e fiel à realidade, não é? Este é o momento de colocar os números no lugar, contar sua história financeira com coerência e preparar o terreno para um 2025 ainda mais lucrativo.
Para isso, solicitamos que os documentos listados abaixo sejam fornecidos até 10 de janeiro. Eles devem estar atualizados e refletir as informações exatas de 31/12/2024.
Dúvidas? Fique à vontade para nos chamar pelo email atendimento@contador.one, pelo Whatsapp 0800 366 4343.
Vamos juntos garantir que seu balanço seja o herói das finanças da sua empresa!
As informações listadas a seguir são fundamentais para a gestão de qualquer empresa. Porém, elas são necessárias para a produção de suas demonstrações contábeis. Elas integram a base da gestão financeira e devem ser gerenciadas de forma contínua no dia a dia. Caso sua empresa ainda não possua esses dados organizados, não se preocupe! Fale com o Contador One. Estamos prontos para ajudar com orientação especializada, serviços de BPO e até a implementação de ERPs para otimizar sua gestão empresarial.
1. Contas a Receber - Posição em 31/12/2024
As informações abaixo são obrigatórias e necessárias para a qualquer empresa obter as demonstrações contábeis. Elas fazem parte da gestão básica do negócio e precisam ser gerenciadas no dia a dia. Se a sua empresa não possui, converse com o seu Contador One. Nós podemos ajudar a sua empresa com orientação segura, serviços de BPO e até com ERPs.
1.a) Por Título:
Nome do cliente
CNPJ/CPF
Número do título
Número da nota fiscal (se for parte do número do título, é o suficiente)
Valor original
Valor recebido
Juros se for o caso
Saldo a receber do título
A organização destas informações vai poupar tempo e melhorar a sua gestão financeira.
1.b) Por Carteira:
Nome do cliente
CNPJ/CPF
Número do título
Número da nota fiscal (se for parte do número do título, é o suficiente)
Saldo a receber do título
Instituição/portador
Nome da carteira (desconto, caução, carteira simples)
1.c) Relação de Inadimplência:
Dias de atraso
Número do título
Nome do cliente
Saldo a receber do título
Se a sua empresa estiver no Lucro Real, o uso de provisões de perda servirão para reduzir os impostos IRPJ e CSLL.
1.d) Posição de Adiantamento de Clientes:
Data do adiantamento
Conta do recebimento
Nome do cliente
CNPJ/CPF
Valor recebido
Valor compensado
Saldo
2. Contas a Pagar - Posição em 31/12/2024
2.a) Por Título:
Nome do fornecedor
CNPJ/CPF
Nota Fiscal (NF)
Valor original
Valor pago
Juros se for o caso
Saldo a pagar
2.b) Posição de Adiantamento a Fornecedores:
Data do adiantamento
Conta do recebimento
Nome do cliente
CNPJ/CPF
Valor pago
Valor compensado
Saldo
3. Endividamento
3.a) Empréstimos e financiamentos
Valor Principal emprestado
Número de parcelas total
Número de parcelas pagas
Valor da parcela
Valor principal pago
Saldo para liquidar a valor presente em 31/12/2024
Número do contrato
Instituição Financeira
Taxa de juros
Finalidade do contrato (capital de giro/imobilizado/etc...)
3.b) Empréstimos e adiantamento com sócios e empregados
Valor Principal emprestado
Número de parcelas total
Número de parcelas pagas
Valor da parcela
Valor principal pago
Saldo para liquidar a valor presente em 31/12/2024
Tem contrato (sim/não)
Taxa de juros
4. Estoque - Posição em 31/12/2024
Você precisa fazer um inventário, uma contagem física para assegurar os valores presentes no estoque da empresa. Produza seu relatório livremente, mas, ele deve conter:
Código do produto
Descrição
NCM
Quantidade
Custo Médio
Custo Total
Tipo do produto (MP, MR, PA, ME, PP)
Local
Propriedade e Posse (Nosso, De terceiros em Nosso Poder, Nosso em poder de terceiros)
Recomendamos que o inventário seja realizado em áreas onde o estoque esteja organizado e paralisado para facilitar a contagem. Antes de iniciar, é fundamental que todas as notas fiscais, ordens de produção e requisições sejam devidamente lançadas no sistema, garantindo que o controle de estoque esteja atualizado. Não se esqueça de incluir no levantamento tanto os itens em poder de terceiros quanto os bens de terceiros em sua posse.
É comum encontrar no estoque mercadorias com notas fiscais já faturadas, ou seja, itens que já foram baixados do controle de estoque. Para evitar erros na contagem, separe essas mercadorias em uma área específica, assegurando que não sejam contabilizadas novamente.
Se precisar de apoio, entre em contato com o nosso time e solicite o Planejamento de Inventário Contador One. Ele está preparado para ajudar você a organizar e conduzir seu inventário com eficiência e precisão.
5. POSIÇÃO DO IMOBILIZADO
5.a) Se você já tem controle do imobilizado
Emita um relatório do controle de ativo fixo ou solicite ao seu contador após enviar as notas fiscais de aquisição de imobilizado de dezembro.
Verifique se algum item que consta na lista de imobilizados foi alvo de:
Perda
Extravio
Venda
Baixa
Ausência de Registro
Atualize o relatório, incluindo estas informações, se necessário e envie para o seu Contador One
5.b Se você ainda não possui controle de imobilizado
Realize um levantamento físico (inventário de ativo fixo) e registre as informações em uma planilha com os seguintes campos:
Descrição do bem
Data de aquisição
Número da nota fiscal
Nome do fornecedor
Valor da aquisição na nota fiscal
Valor estimado (se não houver nota fiscal)
Local de uso
Finalidade (se não for intuitivo)
Salve o PDF da DANFE ou o arquivo XML referente a cada bem registrado.
Inclua informações adicionais, como:
Estado de conservação do bem (novo, usado, danificado).
Data de última manutenção, se aplicável.
Responsável pelo uso.
Tire uma foto do bem e associe ao levantamento realizado
Organize os documentos em uma pasta específica para facilitar a auditoria e revisão.
Observações Gerais:
O levantamento e organização do imobilizado é essencial para garantir que os valores registrados no balanço reflitam a realidade da empresa.
A análise correta da depreciação pode resultar em redução do imposto e melhorar o resultado.
Atenção aos imobilizados em andamento: edificações em construção, máquinas complexas, instalações hidráulicas ou elétricas são frequentemente classificadas como ativos imobilizados. Caso sua empresa envie notas fiscais avulsas ao escritório contábil sem especificar que se trata de imobilizados, o contador poderá registrá-las erroneamente como despesas. É fundamental comunicar essa informação para que os registros contábeis reflitam corretamente a natureza dos ativos e sua importância no patrimônio da empresa.
Caso precise de suporte para organizar o inventário e todas estas informações que no fundo são do dia a dia, seu time Contador One está à disposição para ajudar!
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